LetsGig & Mecenat
Gigg från: Malmö kommun

Vi söker en nämndsekreterare!

  • Ekonomi, bank, finans & juridik
  • Kontor, administration & reception

Malmö

Ref: 20210809 Arbetsuppgifter På kanslienheten arbetar vi, efter devisen att vi ska göra det enklare att vara chef och medarbe­tare på fastighets- och gatukontoret. Enhetens ansvarsområden är arkiv, handlings- och ärenderegistrering, nämndadministra­tion, övrig administration, frågeställningar avseende GDPR och personuppgiftsbehandling samt juridiskt stöd och rådgivning. Vi söker nu en nämndsekreterare som ska vara ansvarig för tekniska nämndens ärendehantering, strategiskt såväl som operativt. Detta innebär bland annat registrering och bevakning av nämn­därenden, iordningställande av handlingar inför nämndssammanträden, planering av sammanträ­desrutiner, protokollsskrivning, expediering av nämndbeslut samt arvodesrapportering för nämndens förtroendevalda. Du kommer att arbeta i Malmö stads ärendehanteringssystem Platina och sammanträdesmodulen Meetings+. I din roll kommer du att ha kontakt med förvaltningens chefer och medarbetare samt tekniska nämndens förtroendevalda i olika sammanhang. Du kommer även samarbeta med enhetens övriga funktioner i utveckl­ingen av en effektiv och kvalitetssäker ärendeprocess. Du kommer bli förvaltningens representant i ett förvaltningsövergripande nätverk för nämndsekreterare där du har möjlighet till kunskapsutbyte tillsammans med andra nämndsekreterare i Malmö stad. I arbetet ingår även att vidareutveckla och kommunicera kring förvaltningens administration kopplat till våra nämndärenden. Inom detta område tar du fram och kommunicerar rutiner och mallar samt håller utbildning inom ditt ansvarsområde för såväl förtroendevalda i tekniska nämnden som medarbetare på fastighets- och gatukontoret. Kvalifikationer Vi söker dig som har relevant högskoleutbildning med samhälls- eller statsvetenskaplig inrikt­ning alternativt annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har arbetslivserfarenhet av nämndsekreterarskap eller motsvarande roll, från en politiskt styrd organisation. Du har mycket goda kunskaper och erfarenhet av att arbeta i och med dokument- och ärende­hanteringssystem. Har du goda kunskaper och erfarenhet i Platina är detta meriterande. Vidare har du goda kunskaper i Officepaketet samt goda kunskaper i svenska och lätt för att ut­trycka dig på svenska i såväl tal som skrift. För att vara aktuell för tjänsten behöver du även ha kunskaper om det regelverk och de proces­ser som finns inom offentlig förvaltning, med tyngdpunkt på förvaltningslagen, kommunalla­gen, offentlighets- och sekretesslagen samt tryckfrihetsförordningen. Du har erfarenhet av att ge service på olika nivåer och förmåga att visa stor servicekänsla och ett bra bemötande både internt och externt. Du kan arbeta självständigt och har en mycket god förmåga att ta egna initiativ. Du behöver även vara noggrann, med ett välutvecklat ordnings­sinne och vana att hantera många parallella arbetsuppgifter samtidigt. För att lyckas i tjänsten behöver du kunna skapa förtroendefulla relationer och nätverk med bi­behållen integritet och servicekänsla. Det är viktigt att du har god pedagogisk förmåga och en mycket god förmåga att samarbeta med olika typer av människor såväl internt som externt. Kort sagt ska du vara en god representant för avdelningen för struktur och stöd och kanslien­heten. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Varmt välkommen med din ansökan! Om arbetsplatsen I Malmö stad arbetar vi med respekt, engagemang och kreativitet för att utveckla Malmö. Vi har Sveriges viktigaste jobb. Hos Malmö stad finns framtidens arbetsplats. Här gör vi skillnad. Vi skapar en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar stad. Vill du vara med och påverka? På uppdrag av tekniska nämnden äger, utvecklar och förvaltar fastighets- och gatukontoret stadens mark. Genom en effektiv och modern organisation möjliggör vi ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Vi bygger en stad. Våra värderingar bygger på människors lika värde och vi tycker att det är viktigt med en balans mellan arbete och fritid. Hos oss får du en spännande och dynamisk arbetsplats med trygghet genom kollektivavtal samt förmåner som friskvårdbidrag, flexibel arbetstid, möjlighet till semesterväxling m.m.  Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidareanställning Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Snarast enligt överenskommelse Övrigt Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss kontakt med media-säljare, rekryteringssajter och liknande. Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska avspegla den mångfald som finns bland befolkningen. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan tillgodose Malmöbornas behov. För att skicka in din ansökan, klicka på ansök nedan. Har du några frågor gällande tjänsten kontakta nedan nämnda kontaktpersoner.

Malmö kommun

Villkor

  • Antal platser: 1
  • Timmar per vecka: 32 - 40 timmar
Sista ansökningsdag: 2021-04-11
Du måste ladda ner appen och registrera dig. Efter det kan du söka jobbet!

Ladda ned appen, registrera dig och sök jobbet!